Comment gérer la paie en entreprise ?

Dans la vie d’une entreprise, il est possible que vous soyez dans le besoin et l’envie de recruter du personnel pour différentes missions. Après avoir passé l’étape du recrutement, il sera nécessaire de passer à l’étape de la gestion de la paie. En tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de respecter certaines directives pour mener à bien la gestion de la paie au sein de votre entreprise. En effet, toute entreprise souhaitant recruter a le devoir de s’intéresser à la gestion de celle-ci. C’est pour cela qu’il est très important de s’y intéresser de près. 

 

Les fiches de paie

La fiche de paie, autrement appelée bulletin de salaire, est l’un des documents qu’il est obligatoire de remettre à tous les salariés qui travaillent dans une entreprise. Elle représente un véritable justificatif d’emploi qui traduit le poste occupé, les congés payés, le salaire et les cotisations. C’est par cette importance majeure qu’il est crucial d’effectuer une bonne gestion de la paie d’entreprise. En ce qui concerne les fiches de paie, de nombreuses informations doivent être mentionnées :

• Les informations relatives à l’entreprise : nom, raison sociale, adresse, numéro SIRET, code APE, nom de la convention collective
• Les éléments concernant le salarié : nom, prénom, emploi occupé dans l’entreprise, position dans la classification de la convention collective
• La convention collective appliquée à l’entreprise
• Le nombre de congés payés acquis, pris et à prendre
• Le salaire : la rémunération brute, le nombre d’heures travaillées, taux horaire, heures au taux majoré, primes ainsi que le salaire soumis à des cotisations comme la prime d’ancienneté par exemple
• Le “net à payer” ainsi que le “net imposable”
• La date du paiement du salaire net
• Les cotisations sociales et fiscales : sécurité sociale, retraite, assurance chômage par exemple
• Le total de la prise en charge d’éléments comme les frais de transport (publics ou personnels)

 

Parmi les obligations écrites doit également figurer la notion indiquant que la fiche de paie doit être conservée sans limitation de durée.

 

Paiement des salaires

Tout comme la fiche de paie, le paiement des salaires de vos salariés est soumis à certaines règles. Versé une fois par mois, il est possible de régler les rémunérations de ses employés via trois possibilités :

• Par chèque
• Par virement
• Par espèces, à condition que le montant n’excède pas 1500 euros.

 

La date de paiement n’est pas imposée à part si cela est précisé dans la convention collective. De manière générale, les paiements sont réglés en fin de mois ou dans le mois qui suit l’exercice.

 

Les déclarations de cotisations

Les cotisations et les contributions sociales concernent à la fois l’employeur et le salarié. D’un côté, certaines sont prélevées sur le salaire brut du salarié. D’autre part, c’est à l’employeur de déclarer et de prélever ces cotisations sociales. La déclaration et le paiement de ces cotisations se font de manière mensuelle ou trimestrielle selon l’effectif de l’entreprise et la date de versement des salaires. Afin de définir le montant des cotisations sociales, il suffit de calculer le pourcentage du salaire brut défini par l’assiette de cotisation. Pour rappel, l’assiette de cotisation représente le montant global des rémunérations (indemnités, primes mais aussi avantages en nature tels que les repas fournis, le logement ou encore un éventuel véhicule de fonction). 

En ce qui concerne les cotisations sociales, un employeur est tenu de respecter certaines obligations. Grâce à cela, les différents organismes sociaux et fiscaux sont en capacité de déterminer les droits des salariés comme la retraite ou l’assurance maladie par exemple et ainsi de calculer les taux de cotisation applicables à l’entreprise. 

 

L’externalisation de la paie

De nombreuses entreprises font le choix d’externaliser leur gestion de paie. C’est notamment le cas lorsque celles-ci font appel à leur expert-comptable. En effet, l’entreprise envoie tous les mois les éléments relatifs à la paie des différents salariés. Aussi, elle précisera les éléments changeant comme par exemple les congés pris, les absences, les tickets restaurant… C’est alors à l’expert-comptable de prendre le relais. Celui-ci va traiter les différents éléments et édite par la suite les bulletins de paie. Pour beaucoup, la gestion de la paie est complexe. C’est pourquoi faire appel à son expert-comptable peut être un véritable gain de productivité. En quelques mots, l’externalisation de la paie est un réel gain de temps, de simplicité, d’efficacité et de sécurité. 

Chez Sermorens Consultants, la gestion de paie fait partie de notre expertise. Chaque jour, nous accompagnons les entreprises dans cette démarche. Nos missions pour elles sont multiples : 

• Élaboration des bulletins de paie
• Déclaration auprès des organismes sociaux (en fonction du secteur d’activité de l’entreprise)
• Rédaction des contrats de travail pour les différents types de contrats : CDI, CDD, Avenant…
• Gestion sociale.

Rassurez-vous, le cabinet Sermorens Consultants est là pour vous accompagner et vous rassurer dans votre vie de chef d’entreprise. Pour en savoir plus sur nos missions de gestion de paie, nous vous invitons à consulter notre page dédiée.