L’employeur doit-il indemniser les frais de déplacement ? 

Dans le cadre de leur activité professionnelle, vos employés ou vous-même, en tant que dirigeant, pouvez être contraints de réaliser des déplacements nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. 

En tant qu’employeur, vous êtes contraint de rembourser certains frais de déplacement. De ce fait, il est essentiel que vous connaissiez les frais de déplacement devant être légalement remboursés par l’entreprise. Ne pas connaître les conditions relatives au remboursement des frais de déplacement de vos employés peut entraîner une amende de 4e classe ! 

C’est pourquoi votre cabinet d’expertise comptable Sermorens Consultants vous propose un article dédié à ce sujet ! Dans ce dernier, nous allons détailler les différents types de déplacements professionnels devant être remboursés. Nous allons également revenir sur les conditions et les modalités de remboursement de ces frais de déplacement. 

Les déplacements professionnels avec un véhicule personnel

Dans le cadre de leur activité professionnelle, il se peut que vos employés (ou même vous en tant que dirigeant) soient amenés à utiliser leur véhicule personnel dans un cadre professionnel. L’employeur est alors contraint de rembourser les sommes engagées pour effectuer ce déplacement professionnel. 

Pour cela, l’URSAFF présente chaque année un barème des indemnités kilométriques sur lequel l’entreprise doit se baser pour calculer le montant dû au salarié ayant effectué un déplacement professionnel avec son véhicule personnel. 

Pour connaître ce barème, il suffit de se rendre sur le site de l’URSSAF. 

Le remboursement se calcule en prenant en compte : 

• Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel 
• La puissance fiscale du véhicule. 

Le remboursement de ce type de déplacement professionnel comprend : 

• La consommation de carburant 
• L’amortissement du véhicule 
• Les frais de réparation et d’entretien 
• Les dépenses de pneumatique 
• Les primes d’assurance 

Cependant, il n’inclut pas : 

• Les trajets domicile – travail 
• Les frais de péage 
• Les frais de stationnement 
• Les frais de transport d’autres types tels que les bus, les trains, les taxis, les avions… Ces derniers sont traités différemment. 

Les conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques

Le versement des indemnités kilométriques, c’est-à-dire du remboursement des frais liés à des déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel, dépend de certaines conditions. Elles sont les suivantes : 

• Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société puisque les indemnités kilométriques concernent uniquement les véhicules personnels 
• L’employé doit pouvoir justifier son déplacement en informant l’employeur de la date, du lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom du client concerné par le déplacement… 
• Le trajet doit être supérieur à 50km
• La destination doit être éloignée de plus d’1h30 des transports en commun. 

Les déplacements en transports publics 

L’employeur peut également être amené à rembourser d’autres types de frais de transport. Les autres types de frais de transport concernent principalement les frais d’abonnement aux transports publics que vos employés utilisent pour effectuer leur trajet domicile-travail. 

En tant qu’employeur, vous êtes contraint de rembourser les abonnements de transports publics de vos employés à la hauteur de 50%. Quel que soit le nombre d’abonnements souscrits, l’employeur est contraint de rembourser 50% du coût total supporté par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. 

Cependant, si l’employé a le choix entre plusieurs trajets, alors l’employeur peut prendre le trajet le plus court en compte dans son remboursement. 

Afin de pouvoir bénéficier du remboursement de leurs frais de transport, les employés doivent répondre à deux conditions : 

• Utiliser les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail 
• Avoir souscrit à des abonnements de transport public. En effet, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas éligibles au remboursement des frais de transport.

Les abonnements pris en charge à la hauteur de 50% par l’employeur sont les suivants : 

• Les abonnements multimodaux, annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite, délivrés par la SNCF,
• Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite délivrés par la TAG, TCL, RATP… 
• Les abonnements à un service public de location de vélos comme Metrovélo à Grenoble. 

Les modalités de remboursements des frais de déplacement

• L’employé doit fournir un justificatif permettant d’attester son abonnement aux transports publics 
• Le remboursement s’effectue mensuellement, même lorsqu’il s’agit d’abonnement réglé annuellement. Le remboursement doit se faire à la fin du mois suivant le mois d’achat. 
• Le montant de la prise en charge doit figurer sur la fiche de paie. 

Vous savez à présent quelles sont vos obligations en termes de remboursement des frais de déplacement de vos employés ! En tant qu’experts-comptables, nous pouvons vous aider à gérer les frais de vos employés ! Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez surtout pas à nous contacter !