Comment faire une relance pour une facture impayée à un client ?

Les factures impayées sont un problème récurrent auquel font face de nombreuses entreprises. Lorsqu’un client ne règle pas sa facture dans les délais, cela va avoir un impact négatif sur la trésorerie de votre entreprise. Ainsi que sur la relation commerciale. Pourtant, une relance efficace peut souvent résoudre la situation de manière amiable et préserver les intérêts des deux parties.

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Une facture impayée est une facture dont le délai de paiement est expiré et qui n’a pas été réglée par le client. Cela signifie que la créance est devenue exigible, et que l’entreprise a le droit de demander son paiement. Avant de procéder à une relance pour facture impayée, assurez-vous que la créance est « certaine, liquide et exigible ». C’est-à-dire qu’il n’y a pas de doute sur l’existence de la dette et son montant.

Pour limiter les risques d’impayés, il est recommandé d’envoyer un rappel quelques jours avant la date d’échéance de la facture. Cela permet de prévenir les oublis et de maintenir une bonne relation avec le client.

Pourquoi faire une relance pour facture impayée ?

La relance de facture impayée est un outil de recouvrement amiable. Avant d’envisager des actions judiciaires, il est toujours préférable d’essayer de régler la situation à l’amiable. Voici pourquoi il est important d’agir rapidement :

• Éviter un procès : Une procédure judiciaire est coûteuse et longue. En privilégiant la voie amiable, vous économisez du temps et de l’argent.
• Préserver la relation commerciale : Si vous engagez une procédure judiciaire, vous risquez de perdre un client. En revanche, une relance efficace permet de maintenir une bonne relation.
• Soigner votre réputation : Une entreprise qui gère ses relances de manière professionnelle inspire confiance à ses clients et partenaires.
• Récupérer rapidement votre argent : Une relance rapide permet de recouvrer les sommes dues sans attendre la mise en œuvre d’une action légale.

Quand faire une relance pour facture impayée ?

Le moment de la relance est important. Il n’existe pas de délai de relance fixe, mais il est essentiel d’agir rapidement lorsque le délai de paiement est expiré. Selon la DGCCRF, le délai de paiement est le temps entre la livraison d’un produit et le paiement de la facture.

Délai de prescription des factures impayées :

• 2 ans pour les factures entre un professionnel et un particulier.
• 5 ans pour les factures entre professionnels.

Ces délais sont à respecter pour éviter que la créance ne soit considérée comme « prescrite ».

Comment faire une relance pour facture impayée ?

Relancer un client pour une facture impayée peut se faire en plusieurs étapes. À commence par un simple rappel téléphonique, allant jusqu’à l’envoi de lettres de relance.

Étape 1 : Contacter le client

Si la facture reste impayée après l’échéance, commencez par contacter votre client par téléphone. Cette approche est plus personnelle et permet souvent de résoudre rapidement la situation. Rappelez-le simplement à son obligation de paiement, sans mettre de pression. Si la situation n’évolue pas, passez à l’étape suivante.

Étape 2 : Envoyer une lettre de relance pour facture impayée

Si aucun paiement n’est effectué après votre appel, il est temps d’envoyer une lettre de relance pour facture impayée. Ce courrier doit rester courtois et factuel, rappelant la somme due, la date d’échéance, et en joignant une copie de la facture. Vous pouvez envoyer cette lettre par courrier recommandé ou par email avec accusé de réception pour garder une trace légale de votre démarche.

Exemple de contenu d’une lettre de relance :

• Numéro et date de la facture.
• Montant total, incluant les éventuelles pénalités de retard.
• Date limite de paiement.
• Référence aux services ou produits facturés.

Étape 3 : La deuxième et troisième relance

Si la facture reste impayée après la première lettre, vous pouvez envoyer une deuxième lettre. Ensuite, vous pouvez envoyer une troisième lettre. Chaque lettre de relance peut être plus ferme que la précédente. N’hésitez pas à mentionner la possibilité de recourir à des actions légales si le paiement n’est toujours pas effectué.

Combien de relances pour facture impayée avant de prendre des mesures plus drastiques ?

La fréquence des relances dépend de votre relation avec le client et de l’impact de l’impayé sur votre trésorerie. Nous vous conseillons de ne pas envoyer plus de trois lettres de relance avant de passer à une mise en demeure. Certaines entreprises préfèrent envoyer uniquement deux lettres de relance, tandis que d’autres optent pour trois, en fonction de la situation.

Il est important de maintenir un ton respectueux et professionnel tout au long du processus. Cela permet de préserver la relation commerciale et d’éviter d’aggraver la situation.

Que faire en cas d’échec de la relance amiable ?

Si, malgré plusieurs relances amiables, la facture demeure impayée, il est possible de passer à des mesures plus contraignantes. Vous pourrez alors réaliser une mise en demeure ou même le recours à la procédure judiciaire.

La mise en demeure

La mise en demeure est un dernier avertissement avant une action en justice. Elle doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre doit indiquer clairement qu’une procédure judiciaire sera entamée si le paiement n’est pas effectué dans un délai précis.

Recouvrement judiciaire

Si la mise en demeure n’a pas d’effet, il existe plusieurs procédures judiciaires pour obtenir le paiement :

• Injonction de payer : Une procédure rapide et peu coûteuse, utilisée en cas de créance non contestée.
• Référé provision : Permet de demander un paiement partiel rapide avant de poursuivre.
• Assignation en paiement : Procédure plus longue et coûteuse, adaptée aux créances importantes.

Quelques exemples de modèles de relance

Conclusion

La relance de facture impayée est une étape clé dans la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Elle permet non seulement de récupérer les sommes dues, mais aussi de maintenir des relations commerciales saines et professionnelles. En respectant les bonnes pratiques et en agissant rapidement, vous maximisez vos chances de succès.