L’intégration de nouveaux collaborateurs dans une entreprise peut s’avérer plus compliquée que prévu. Parce qu’elle ne doit surtout pas être une source de stress, nous avons décidé de partager nos meilleurs conseils pour vous aider dans cette démarche. L’intégration à distance peut très bien se passer si vous engagez et respectez toutes les marches à suivre.

En pleine période de confinement, il n’est pas facile d’embaucher un nouveau collaborateur dans son entreprise. Pourtant, tout est possible ! Il est donc crucial pour vous d’opter pour les meilleurs moyens qui vous aideront à intégrer votre nouveau collègue à distance.

 

Comment fonctionne l’intégration à distance ?

L’intégration à distance d’un nouveau collaborateur a exactement le même objectif que l’intégration classique en présentiel. En effet, elle consiste à accueillir une nouvelle recrue, la préparer et l’intégrer dans sa nouvelle équipe. Tout comme une arrivée physique, il s’agit de mettre en place tout le système d’information et d’outils à mettre en place pour réussir cette nouvelle arrivée. La seule différence est qu’il n’y a pas de contact physique à proprement parler. Autrement, ce type d’intégration ne doit en aucun cas présenter des différences avec une intégration normale. Il est donc de votre devoir d’offrir la même expérience possible aux employés à distance tout comme vous le faites déjà avec vos employés présents au bureau.

 

Communiquez en amont

Afin que le nouveau salarié se sente pleinement intégré dans sa nouvelle entreprise, n’hésitez pas à communiquer avec lui quelques jours avant son arrivée. En effet, envoyer quelques mails ou préparer un livret d’accueil peuvent être d’excellents moyens de réussir son intégration à distance. Donnez-lui toutes les informations dont il a besoin pour se mettre en condition : horaires de travail, fonctionnement des réunions en visio, heures de non-dérangement, fréquence des communications. Soyez le plus transparent possible !
Aussi, certaines entreprises nécessitent la prise en main rapide de logiciels (par exemple), parlez-lui en et poussez-le à pratiquer les outils avant son arrivée. Il sera alors d’autant plus compétent à son arrivée.

 

Préparer un accueil avec un format digital

Le digital nous accompagne de plus en plus dans la vie de tous les jours. Pourquoi ne pas s’en servir pour accueillir votre nouvelle recrue ? Afin d’intégrer au mieux votre employé à distance, nous vous conseillons d’organiser un processus clair et précis pour être prêt le jour J. Communiquez auprès de vos salariés actuels sur l’arrivée prochaine de votre nouveau collaborateur, envoyez des mails, parlez-en autour de vous. En plus des salariés de votre entreprise, vous devez en faire de même avec la nouvelle personne. Certes, celle-ci n’a pas besoin de tout connaître dès le premier jour (ne les submergez pas avec un trop-plein d’informations) mais engagez-les au plus tôt dans la vie de votre entreprise.

 

Profitez du visio pour le premier jour

Rien n’est mieux qu’une rencontre visuelle pour débuter son premier jour ! En effet, si vous ne pouvez être présent en personne, adopter le format vidéo est la meilleure solution pour palier la distance ! Il existe en effet de très nombreuses plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Google Meets qui vous aideront dans votre démarche. Cette réunion vous permettra alors d’accueillir au mieux votre nouveau collaborateur en échangeant de manière beaucoup plus humaine par le biais de la vidéo.

 

Intégrer des outils de communication professionnels

Des outils de communication professionnels tel que Slack peuvent vous aider à gérer le stress de votre nouvel arrivant. En effet, démarrer un nouvel emploi est toujours un peu stressant. Commencer à distance l’est encore plus ! Le plus important pour vous, en plus de la bonne intégration de votre recrue, est de vous assurer que celle-ci se sente soutenue et qu’elle dispose des coordonnées des bonnes personnes au sein de l’entreprise. C’est pourquoi des outils comme Slack sont un excellent moyen de permettre à cette personne de poser toutes les questions qu’elle souhaite. N’hésitez surtout pas à augmenter le nombre de contacts téléphoniques. Un appel de 15 minutes par jour pendant la première ou les deux premières semaines de travail peut faire gagner un temps précieux à votre salarié.

 

Adopter un parrain ou une marraine

Dans certaines entreprises, les nouveaux arrivants se voient attribuer une marraine ou un parrain déjà présent dans l’entreprise. L’objectif de cette démarche est d’aider les nouvelles recrues dans leur intégration. Rien ne vous empêche d’inviter votre salarié à visiter les locaux, découvrir le restaurant préféré de ses collègues ou d’expliquer le fonctionnement de vos dossiers ou de votre Slack.

 

Laissez votre nouveau collaborateur se présenter

Demandez aux nouveaux employés de réaliser une vidéo dans laquelle ils se présentent pour raconter les premiers jours dans votre entreprise. Ils pourront par la suite partager leur vidéo d’introduction dans tous les canaux de communication utilisés en internet comme Slack. Cela peut être interprété comme un jeu de rôle et apporte un côté léger au côté stressant de l’intégration. Vous n’avez nullement l’obligation d’instaurer les questions. Justement, ce jeu est le parfait moment pour en savoir plus sur ce nouvel employé. Par exemple, il peut expliquer dans quelle entreprise il travaillait avant ou encore :
D’où il vient ;

  • Quelles sont ses centres d’intérêt ?
  • Quelles sont ses films préférés ?
  • A-t-il un animal de compagnie ?
  • Qu’aime-t-il faire le week-end ?

C’est effectivement un excellent moyen d’en faire davantage sur votre employé mais c’est aussi un moyen de lier des salariés par des sujets de conversations identiques.

Comme vous le remarquez, il existe de très nombreuses manières d’accueillir un nouveau collaborateur dans votre entreprise. A vous d’opter pour celles qui vous ressemblent le plus !