Bulletin de paie et RGPD : quelles sont les règles à respecter ?

Auteur

Yannick Bouffar-Roupé

Categories :

Date de publication

janvier 29, 2025

Bulletin de paie confidentiel

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la gestion des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Pourtant, de nombreuses sociétés continuent de transmettre les fiches de paie par email ou via des espaces peu sécurisés, mettant ainsi en danger la confidentialité des informations de leurs salariés. En tant qu’employeur, il est crucial de connaître et d’appliquer les bonnes pratiques pour être en conformité avec la réglementation

Les données collectées doivent être utilisées dans un but précis et légitime. Par exemple, les informations recueillies pour établir le bulletin de paie ne doivent pas être détournées à d’autres fins sans le consentement explicite du salarié.

Seules les informations strictement nécessaires à l’établissement du bulletin de paie doivent être collectées. Il est essentiel d’éviter de demander des données superflues ou non pertinentes.

Les données personnelles ne doivent pas être conservées au-delà de la période nécessaire à leur traitement. Toutefois, en matière de bulletins de paie, l’employeur est tenu de garantir leur accessibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans, conformément à l’article D. 3243-8 du Code du travail.

Les employeurs doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation.La dématérialisation des bulletins de paie encadrée par la loi

La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, dite “Loi Travail”, a introduit des dispositions facilitant la dématérialisation des bulletins de paie.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose  .Selon l’article D. 3243-7 du Code du travail, l’employeur doit informer le salarié, par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie électronique ou lors de l’embauche, de son droit de s’opposer à cette modalité.

Le salarié peut exprimer son opposition à tout moment, et l’employeur doit alors fournir le bulletin de paie sous format papier dans un délai maximal de trois mois suivant la notification de cette opposition.

De plus, l’article D. 3243-8 du Code du travail impose à l’employeur de garantir la disponibilité du bulletin de paie électronique pour le salarié pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. En cas de cessation d’activité de l’employeur ou du prestataire assurant la conservation des bulletins, les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la fermeture du service pour leur permettre de récupérer leurs documents.En respectant ces dispositions légales, les employeurs assurent une gestion conforme des bulletins de paie, tout en garantissant la protection des données personnelles de leurs salariés.Cette section vise à éclairer vos clients sur les obligations légales en matière de protection des données dans la gestion des bulletins de paie, en mettant l’accent sur les principes du RGPD et les dispositions spécifiques liées à la dématérialisation.

Le saviez-vous ? Nous pouvons mettre en place cette solution pour vous !

Notre cabinet accompagne de nombreuses entreprises dans la gestion sociale et la gestion des paies en mettant à leur disposition des solutions sécurisées et conformes. Grâce à notre expertise et à l’utilisation de logiciels reconnus comme Silae, nous garantissons une gestion optimisée et sécurisée des bulletins de paie, tout en assurant la conformité avec les exigences du RGPD et du Code du travail.

Que vous souhaitiez externaliser totalement la gestion de vos paies ou simplement vous appuyer sur des outils fiables pour dématérialiser et sécuriser la distribution des bulletins de salaire, nous vous proposons des solutions adaptées à vos besoins.

Illustration d'un dirigeant rassuré
Yannick Bouffar-Roupé

À propos de l'auteur Yannick Bouffar-Roupé

Depuis ses débuts en 1996, Sermorens Consultants, le cabinet familial fondé par son père Jean-Louis, a su se distinguer par son intégrité, sa qualité de service et son engagement envers ses clients. Sous la direction de Yannick, le cabinet a connu une croissance remarquable, passant de 3 collaborateurs à ses débuts à 34 en 2023, tout en continuant à offrir des prestations personnalisées grâce à une organisation en pôles spécialisés.